Prontuário psicológico: o que é obrigatório e por quanto tempo guardar

Registrar o atendimento não é opcional na Psicologia. É dever profissional, serve de base para qualquer documento que você venha a emitir e pode ser pedido pelo Conselho numa fiscalização ou num processo ético.

Este texto resume o que as normas do CFP pedem, com link para o texto oficial de cada uma. Na dúvida sobre um caso concreto, a orientação técnica do seu CRP é o caminho.

Qual norma vale hoje

A regra é a Resolução CFP nº 001/2009, que trata da obrigatoriedade do registro documental. Ela foi alterada pela Resolução CFP nº 005/2010, que só trocou a ordem de dois incisos do art. 2º.

Em 2025, o CFP publicou o Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos. Ele não cria regra nova: explica e detalha a 001/2009 e a Resolução CFP nº 06/2019. Vale a leitura completa.

Prontuário ou registro documental?

A resolução prevê duas formas de registro:

Prontuário psicológico: é a forma prioritária. O usuário ou seu representante legal tem garantido o acesso integral ao que foi registrado (art. 5º, II).
Registro documental: usado quando há razões para restringir o compartilhamento de informações com o usuário (art. 1º).

Os dois têm caráter sigiloso, em papel ou informatizado (art. 1º, § 1º), e devem ser mantidos atualizados e organizados por quem acompanha o caso (art. 1º, § 2º).

O Manual de 2025 traz uma orientação prática: hipóteses diagnósticas e interpretações não compartilhadas durante o atendimento têm lugar no registro documental, e não no prontuário. Na prática, como o paciente pode ler o prontuário inteiro, escreva sempre pensando nisso.

O que precisa estar registrado

O art. 2º da Resolução 001/2009 (na redação dada pela 005/2010) lista o conteúdo mínimo:

Identificação do usuário ou da instituição.
Avaliação da demanda e definição dos objetivos do trabalho.
Registro da evolução do trabalho e dos procedimentos técnico-científicos adotados.
Registro de encaminhamento ou encerramento.
Cópias dos documentos que você produziu para o usuário, com data de emissão, finalidade e destinatário.
Documentos resultantes de instrumentos de avaliação psicológica, arquivados em pasta de acesso exclusivo da psicóloga.

No prontuário entram os itens 1 a 5 (art. 5º, I). Em grupo não eventual, além do registro do grupo, é preciso manter documentação individual de cada participante (art. 5º, III).

Na prática, segundo o Manual do CFP

Identificação: além do nome completo ou nome social, o Manual recomenda data de nascimento e um documento (RG ou CPF). Para criança ou adolescente, o nome dos responsáveis.
Demanda e objetivos: o motivo da procura, a modalidade de atendimento e os objetivos. Pode incluir frequência, duração e se é presencial ou on-line.
Evolução: data do encontro e uma síntese do trabalho feito. O Manual é direto: transcrição literal da sessão não é evolução. Falas literais podem aparecer com parcimônia e justificativa técnica.
Encerramento: como o trabalho terminou, incluindo interrupção, abandono ou desistência, e encaminhamentos feitos.

Não há frequência obrigatória para registrar. O Manual recomenda fazer logo após o atendimento, quando a memória está fresca, e evitar espaços em branco que permitam adulteração.

Por quanto tempo guardar

Aqui está a dúvida mais comum. A resposta tem camadas:

Situação	Prazo	Fonte
Regra do CFP para o registro documental	Mínimo de 5 anos	Res. CFP 001/2009, art. 4º, § 1º
Documentos emitidos e o material que os fundamentou	Mínimo de 5 anos	Res. CFP 06/2019, art. 15
Prontuário em serviços de saúde (lei federal, segundo o Manual do CFP)	20 anos a partir do último registro, antes de poder eliminar	Lei 13.787/2018, art. 6º

O prazo de 5 anos pode ser ampliado nos casos previstos em lei, por determinação judicial ou quando o caso exigir (art. 4º, § 1º). O Manual de 2025 diz que os 5 anos contam a partir do último registro e que, em serviços de saúde, a Lei nº 13.787/2018 estende o prazo dos prontuários para 20 anos. Se você atende sozinha em consultório e tem dúvida sobre qual prazo se aplica ao seu caso, pergunte ao seu CRP; guardar por mais tempo nunca viola a regra dos 5 anos, que é um mínimo.

O Manual também alerta que os 5 anos não devem ser tomados como parâmetro para crianças e adolescentes, e recomenda que a psicóloga acompanhe a legislação aplicável ao seu público.

Na prática, muitas colegas adotam o prazo mais longo para não correr risco. Se tiver dúvida sobre o seu caso, pergunte ao seu CRP.

Passado o prazo, o descarte deve preservar o sigilo. Para arquivos digitais, o Manual orienta o descarte definitivo, sem cópias. A Lei nº 13.787/2018 permite, como alternativa à eliminação, devolver o prontuário ao paciente (art. 6º, § 2º).

Sigilo e acesso

O sigilo é dever previsto no art. 9º do Código de Ética Profissional do Psicólogo. Alguns pontos do registro:

O paciente tem direito de ler o prontuário inteiro (Res. 001/2009, art. 5º, II).
O Conselho tem acesso para orientação e fiscalização. O registro deve ficar em local que garanta sigilo e à disposição dos Conselhos (art. 4º, § 2º).
Em serviço multiprofissional, o registro é feito em prontuário único, com apenas as informações necessárias ao trabalho (art. 6º).
Se você parar de atender, o art. 15 do Código de Ética pede que você zele pelo destino dos arquivos confidenciais.

Prontuário eletrônico e LGPD

A Resolução 001/2009 aceita o registro "em papel ou informatizado". O que muda com o digital é o cuidado com segurança.

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) classifica dado referente à saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, II). Os pontos que mais interessam à psicóloga autônoma:

Base legal: o art. 11 lista quando dado sensível pode ser tratado. Entre as hipóteses sem consentimento estão o cumprimento de obrigação legal ou regulatória e a tutela da saúde em procedimento feito por profissionais de saúde.
Segurança: o art. 46 exige medidas técnicas e administrativas contra acesso não autorizado, perda ou vazamento.
Direitos do titular: o art. 18 garante ao paciente, entre outros, confirmação e acesso aos dados.
Conservação: o art. 16 permite guardar os dados depois do fim do tratamento para cumprir obrigação legal ou regulatória, o que conversa com os prazos de guarda acima.

A Lei nº 13.787/2018, que trata da digitalização e dos sistemas informatizados de prontuário, diz expressamente que esse tema é regido por ela e pela LGPD (art. 1º).

O Manual do CFP acrescenta cuidados práticos para quem registra no computador:

Usar computador privativo e senhas pessoais e intransferíveis.
Verificar antes se a plataforma garante sigilo e autenticidade, e se o formato dela cobre a estrutura mínima exigida pelo Conselho.
Ler, já na adesão, as cláusulas sobre exclusão dos dados.
Informar ao paciente quais recursos você usa para registrar e proteger as informações (o Manual trata isso como boa prática).

Onde isso fica mais fácil: no EloSessão, em todos os planos, o prontuário e a evolução ficam organizados por paciente, e as anotações clínicas vão para um cofre criptografado no próprio navegador, que nem a equipe do sistema consegue ler. A escolha do que registrar, a estrutura mínima e o prazo de guarda continuam sendo responsabilidade sua.

Checklist rápido

Registro feito logo após cada atendimento, com data.
Identificação, demanda e objetivos registrados no início.
Encerramento ou encaminhamento registrado ao final.
Cópia de todo documento emitido, com data, finalidade e destinatário.
Guarda por, no mínimo, 5 anos, e atenção à Lei nº 13.787/2018 e ao público atendido.
Senha, local seguro e plano para o destino dos arquivos.

Se você emite declarações, atestados ou relatórios, veja também qual documento usar em cada caso.